Reduzindo em 65% o trabalho de recebimento de notas fiscais com um sistema multiagente no Copilot Studio
Como um sistema multiagente construído no Microsoft Copilot Studio e Azure transformou um processo manual, conduzido por uma equipe de cinco pessoas, em um fluxo baseado apenas em exceções — sem tirar os humanos das decisões que exigem julgamento.
O problema
Cada nota fiscal de fornecedor chegava por e-mail e exigia que alguém do Financeiro abrisse a mensagem manualmente, identificasse o pedido de compra, verificasse o orçamento e criasse ou atualizasse o registro no CRM da empresa antes que o processo pudesse avançar. Pequenos erros e atrasos eram rotina. O tempo do Financeiro era consumido quase inteiramente pelo recebimento repetitivo, em vez de tarefas de maior valor.
O que construímos
Projetamos um sistema de três agentes no Microsoft Copilot Studio — Recebimento, Verificação e Lançamento — apoiado por um pipeline de dados de referência no Azure (Azure AI Search, Azure Functions e Blob Storage) e por uma camada de integração em tempo real com o CRM via Power Platform.
A decisão central de design foi separar o que tolera um pequeno atraso (dados de fornecedores e projetos, sincronizados periodicamente no Azure AI Search) do que precisa estar sempre atualizado (disponibilidade de saldo, detecção de duplicidade e o registro da nota fiscal), verificado diretamente no CRM em tempo real, nunca em uma cópia armazenada.
Os humanos permanecem no processo exatamente onde o julgamento é necessário: remetentes desconhecidos são encaminhados ao Financeiro, problemas no documento que podem ser corrigidos pelo fornecedor recebem uma resposta direta, e toda exceção de saldo insuficiente ou processamento vira uma tarefa para o Financeiro ou o gerente do projeto — nunca uma falha silenciosa. A aprovação final continua sendo uma etapa humana.
Preparando para produção
Antes do lançamento, fechamos algumas lacunas: centralizamos todos os segredos de integração em um único Azure Key Vault protegido por identidades gerenciadas, adicionamos uma política de Prevenção contra Perda de Dados ao ambiente do Power Platform, incluímos monitoramento com Application Insights e histórico de execução dos fluxos e — como os agentes leem e-mails e PDFs controlados pelos fornecedores — criamos proteções explícitas contra injeção de prompt, tratando esse conteúdo estritamente como dados a extrair, nunca como instruções a seguir.
O resultado
A maior parte do tempo do projeto não foi gasta construindo a plataforma — a estrutura dos agentes ficou pronta rapidamente. O investimento real foi ajustar o comportamento dos agentes com mais de 500 casos históricos de notas fiscais para alcançar precisão de produção na classificação e extração.
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